День космонавтики, который отмечали 12 апреля, уже прошел, но тема космоса до сих пор не исчезает из новостных лент. В связи с этим команда конкурса «Наука добра». предлагает тоже погрузиться в тему и немного заглянуть в будущее — поговорить о том, какие инструменты помогут в реализации проекта, после того как он «взлетел», а именно — получил грантовую поддержку.
Далее в статье рассмотрим актуальные методы управления проектами, проверим, подходят ли они для вашей команды, и предложим несколько шагов по внедрению гибких подходов в проектный менеджмент в НКО.
Существует классический подход к управлению проектами. В нем команда заранее и последовательно планирует цель проекта, затем — задачи, методы их решения, ожидаемые результаты и бюджет. Далее реализация инициативы идет по заданному плану: руководитель следит за тем, чтобы этапы выполнялись последовательно и строго по траектории, определенной изначально, — отслеживая и оценивая проделанную работу.
При таком подходе задачи идут как бы одна за другой, образуя каскад. Команда приступает к следующему этапу только после завершения предыдущего. В этом подходе высока степень предсказуемости, но практически отсутствует гибкость. Поэтому убирать или видоизменять задачи не получится — скорее всего, это приведет к разрушению всей последующей цепочки.
Один из современных подходов к управлению проектами — Agile-концепция. Ее суть в том, что детали реализации не планируются заранее: это гибкий метод, который позволяет команде плавно подстраиваться под изменяющиеся условия. Однако это не значит, что проект начинается с чистого листа. Есть рамки, которые определены — в нашем случае грантовой заявкой и подготовленным проектом: цель, бюджет, задействованные ресурсы команды, отдельные мероприятия. Все остальные этапы и шаги выстраиваются в процессе реализации.
Важная деталь: шаги планируются даже не в теории, а на практике. Затем идет наблюдение за результатом. Положительный отклик — значит, стоит продолжать в том же духе, развивать и расширять применение практики. Если метод не сработал, возможны два варианта: либо происходит остановка, анализ и поиск альтернативных способов достижения цели, либо работа продолжается, но с корректировкой инструментов.
Рассмотрим на примере. В городе X нужно запустить просветительскую программу для людей с редкими заболеваниями. Подход к поиску целевой аудитории может быть самым разным. Реализовывать проект по методике Agile — значит приступать не ко всему сразу, а поэтапно.
Сначала попробовали выйти на целевую аудиторию через районную больницу — не сработало. Проанализировали, учли ошибки, перезапустили уже с учетом прошлого опыта — стало лучше. Затем обратились в местные пациентские сообщества — сработало. Проанализировали, продолжили. И так далее: новые этапы, новые идеи — снова доработали, снова попробовали.
Agile — это общий подход и скорее философия. Чтобы применять его в работе, нужно обратиться к технологиям, основанным на принципах Agile. Наиболее подходящей для специфики НКО считается технология Scrum. Вот как можно попробовать внедрить ее в работу своей команды — начните с трех шагов:
1. Определите отрезки времени, по которым будет работать команда. Например, у организации есть большая цель в рамках проекта, и по технологии ей стоит двигаться к ней небольшими итерациями — спринтами, обычно по 4 недели. После каждого спринта у команды есть какой-то готовый продукт или завершенный этап проекта. Так, от спринта к спринту, команда последовательно приближается к итоговой цели инициативы.
2. При старте первой недели команде нужно провести встречу и распределить задачи на неделю каждому участнику. Через неделю команда делится результатами работы, анализирует все процессы. И с учетом этого ставит новые задачи — и снова на неделю, каждому. Так постепенно команда приближается к концу каждого спринта и запускает следующий цикл.
3. Оформите доску задач. Она должна быть открытой, доступной всем. Будет служить основным инструментом для систематизации и отслеживания прогресса. Типичная доска включает три столбца: «Приняты в работу», «Выполняются», «Завершены». В первый столбец изначально помещается основная информация о задаче: название, цель, ожидаемый результат, срок и ответственный. По мере реализации проекта все задачи должны последовательно переместиться в последний столбец.
Преимущества подобного подхода:
Когда Agile-концепция работать не будет:
Попробуйте начать использовать Agile-подход на отдельных задачах вашего фонда и оцените, насколько он подходит именно вам.
Пусть проекты выходят на «космическую орбиту», получают поддержку, а команда осваивает современные методы в своем темпе и по мере возможностей!
Статья подготовлена на основе материалов бесплатного курса проекта «Кухня НКО» на тему социального проектирования. Курс открыт для самостоятельного прохождения. Узнать больше можно по ссылке.
Далее в статье рассмотрим актуальные методы управления проектами, проверим, подходят ли они для вашей команды, и предложим несколько шагов по внедрению гибких подходов в проектный менеджмент в НКО.
Существует классический подход к управлению проектами. В нем команда заранее и последовательно планирует цель проекта, затем — задачи, методы их решения, ожидаемые результаты и бюджет. Далее реализация инициативы идет по заданному плану: руководитель следит за тем, чтобы этапы выполнялись последовательно и строго по траектории, определенной изначально, — отслеживая и оценивая проделанную работу.
При таком подходе задачи идут как бы одна за другой, образуя каскад. Команда приступает к следующему этапу только после завершения предыдущего. В этом подходе высока степень предсказуемости, но практически отсутствует гибкость. Поэтому убирать или видоизменять задачи не получится — скорее всего, это приведет к разрушению всей последующей цепочки.
Один из современных подходов к управлению проектами — Agile-концепция. Ее суть в том, что детали реализации не планируются заранее: это гибкий метод, который позволяет команде плавно подстраиваться под изменяющиеся условия. Однако это не значит, что проект начинается с чистого листа. Есть рамки, которые определены — в нашем случае грантовой заявкой и подготовленным проектом: цель, бюджет, задействованные ресурсы команды, отдельные мероприятия. Все остальные этапы и шаги выстраиваются в процессе реализации.
Важная деталь: шаги планируются даже не в теории, а на практике. Затем идет наблюдение за результатом. Положительный отклик — значит, стоит продолжать в том же духе, развивать и расширять применение практики. Если метод не сработал, возможны два варианта: либо происходит остановка, анализ и поиск альтернативных способов достижения цели, либо работа продолжается, но с корректировкой инструментов.
Рассмотрим на примере. В городе X нужно запустить просветительскую программу для людей с редкими заболеваниями. Подход к поиску целевой аудитории может быть самым разным. Реализовывать проект по методике Agile — значит приступать не ко всему сразу, а поэтапно.
Сначала попробовали выйти на целевую аудиторию через районную больницу — не сработало. Проанализировали, учли ошибки, перезапустили уже с учетом прошлого опыта — стало лучше. Затем обратились в местные пациентские сообщества — сработало. Проанализировали, продолжили. И так далее: новые этапы, новые идеи — снова доработали, снова попробовали.
Agile — это общий подход и скорее философия. Чтобы применять его в работе, нужно обратиться к технологиям, основанным на принципах Agile. Наиболее подходящей для специфики НКО считается технология Scrum. Вот как можно попробовать внедрить ее в работу своей команды — начните с трех шагов:
1. Определите отрезки времени, по которым будет работать команда. Например, у организации есть большая цель в рамках проекта, и по технологии ей стоит двигаться к ней небольшими итерациями — спринтами, обычно по 4 недели. После каждого спринта у команды есть какой-то готовый продукт или завершенный этап проекта. Так, от спринта к спринту, команда последовательно приближается к итоговой цели инициативы.
2. При старте первой недели команде нужно провести встречу и распределить задачи на неделю каждому участнику. Через неделю команда делится результатами работы, анализирует все процессы. И с учетом этого ставит новые задачи — и снова на неделю, каждому. Так постепенно команда приближается к концу каждого спринта и запускает следующий цикл.
3. Оформите доску задач. Она должна быть открытой, доступной всем. Будет служить основным инструментом для систематизации и отслеживания прогресса. Типичная доска включает три столбца: «Приняты в работу», «Выполняются», «Завершены». В первый столбец изначально помещается основная информация о задаче: название, цель, ожидаемый результат, срок и ответственный. По мере реализации проекта все задачи должны последовательно переместиться в последний столбец.
Преимущества подобного подхода:
- Гибкие методы могут помочь найти решение для трудных и нетипичных задач или выбрать наилучшее решение из множества возможных.
- Регулярная апробация проекта позволяет ощущать изменения внешней среды (например, первую реакцию благополучателей на наши действия или социально-экономические условия) и более плавно под них подстраиваться.
- Новые подходы позволяют прийти к результату быстрее, чем традиционные методы. Это происходит благодаря тому, что процессы ведутся параллельно, а не последовательно.
- Преимуществом Agile является прозрачность. Все члены команды в курсе текущих задач, знают, чем занят каждый.
Когда Agile-концепция работать не будет:
- Если в команде не все готовы использовать новые подходы, а также наблюдается низкий уровень самоорганизации. Этот подход лучше работает в интеллектуальной среде, где основную часть задач выполняют «головой», а не «руками».
- Если весь проект детально спланирован и именно в таком виде на него получена поддержка. В этом случае применить метод полностью не получится — можно попробовать использовать его на отдельных задачах.
- Если у команды отсутствует доступ к «заказчику продукта», или у проекта в принципе нет целевой аудитории. В такой ситуации команда не сможет получать обратную связь, и вся логика гибкого подхода перестает работать.
- Если не определен конечный образ результата проекта. Это критично для приоритизации задач и сбора обратной связи в процессе реализации. Кстати, как определять целевые результаты проекта, рассказывали в одной из предыдущих статей.
Попробуйте начать использовать Agile-подход на отдельных задачах вашего фонда и оцените, насколько он подходит именно вам.
Пусть проекты выходят на «космическую орбиту», получают поддержку, а команда осваивает современные методы в своем темпе и по мере возможностей!
Статья подготовлена на основе материалов бесплатного курса проекта «Кухня НКО» на тему социального проектирования. Курс открыт для самостоятельного прохождения. Узнать больше можно по ссылке.